BERKELLAND – Manager zijn op kantoor is een kwestie van verantwoordelijkheid, nog meer dan wanneer je een executive assistant bent. Van het aansturen van projecten tot het halen van deadlines, het stellen van prioriteiten, het houden van seminars, het oplossen van conflicten; er zijn eindeloos veel dingen waarvoor jij de enige ‘specialist’ bent. Terwijl het hele kantoor als een tikkende klok blijft draaien, ben jij degene die achter de schermen ervoor zorgt dat alles elke dag soepel verloopt. Maar dit is alleen mogelijk als je de efficiëntie heeft om meerdere zaken tegelijkertijd en naadloos af te handelen. Daarom doe je er als office manager goed aan om de volgende tips toe te passen.
Motiveer je collega’s
Meestal is gebleken dat werknemers aan het begin van een project productiever zijn en hun focus verliezen naarmate het project vordert. Met dezelfde mensen, hetzelfde werk, hetzelfde bureau en hetzelfde scherm is het normaal dat werknemers de ijver, het enthousiasme en de opwinding verliezen die ze eerder hadden. Motivatie is, zoals we allemaal weten, een belangrijke factor die ervoor zorgt dat mensen blijven rijden. Voor sommigen is het erkenning en waardering, terwijl anderen de voorkeur geven aan goede lonen en beloningen. Hoewel iedere medewerker zijn eigen drijfveren heeft, moet je als manager deze krachten in kaart brengen en er een gevoel van voldoening in brengen.
Beheer de tijd goed
Elke dag kom je in honderden situaties terecht die soms resulteren in vertraging van belangrijk werk. Vaak moet je je concentreren op taken die niet gepland zijn, maar uit het niets opduiken en je onmiddellijke aandacht nodig hebben. Al deze taken slokken je tijd op en verstoren je planning, waardoor je minder tijd overhoudt om te bereiken wat je van plan was. Dus om tegemoet te komen aan het ongeplande en het plan te verwezenlijken, kan een taakplanner een welkome zegen zijn. Het stelt je in staat je doelen in verschillende stappen op te delen, taken te prioriteren, afhankelijkheden in te stellen, enz.
Verbeter de communicatie
Als je een manager bent die alleen maar bestelt en autocratisch van aard is, kan ik je vertellen dat de meerderheid van je werknemers misschien niet blij met je is. Om een goede manager te zijn, moet je goed kunnen luisteren. Luister en let op wat anderen zeggen en plaats vervolgens je punt. Zo krijgen beide partijen de kans om te zeggen wat ze denken. Dus als je suggesties van je medewerkers op de werkplek negeert, laat dat dan niet nog een keer gebeuren.
Delegeer het werk
Delegeren werkt effectief in een teamgebaseerde werkomgeving. Om werk succesvol te verdelen, moet je de competenties van de teamleden analyseren en op basis daarvan werk aan hen toewijzen. Dit zorgt ervoor dat het juiste werk aan de juiste mensen wordt toegewezen. Wanneer je delegeert, zorg er dan voor dat je als projectmanager een soort contactpunt gebruikt om je waarden verder uit te werken en ervoor te zorgen dat teams het ‘waarom’ en ‘waar’ waar je organisatie voor staat, zien.
